Sự đổi mới trong tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân (HĐND) các cấp theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 theo hướng củng cố và tăng cường vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và đại biểu HĐND. Trong đó, Văn phòng HĐND tỉnh có vai trò hết sức quan trọng trong công tác tham mưu, tổ chức phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện hoạt động của HĐND tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, các Tổ đại biểu HĐND tỉnh, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của cơ quan dân cử tại địa phương. Việc hiện đại hóa Văn phòng là một đòi hỏi bức thiết đặt ra cho Văn phòng HĐND tỉnh nhằm đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay và những giai đoạn tiếp theo. Ngay từ đầu nhiệm kỳ 2016-2021, khóa XVII của HĐND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng HĐND tỉnh đã quan tâm đổi mới công tác quản lý điều hành công việc tham mưu, phục vụ hoạt động của HĐND thông qua việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý điều hành, định hướng từng bước xây dựng “Văn phòng điện tử”, “Website HĐND” và hướng tới mô hình “HĐND điện tử”.

     Thứ nhất, thực hiện “Văn phòng điện tử”:

Hình 1. Hệ thống Thư điện tử công vụ của HĐND tỉnh.

      Văn phòng HĐND tỉnh đã triển khai thực hiện phương án “Văn phòng điện tử”, theo đó Thường trực HĐND và các Ban HĐND và Văn phòng HĐND tỉnh đã khai thác thông tin, soạn thảo văn bản, xử lý văn bản trên mạng qua các hộp thư điện tử và chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc; tạo được thói quen khai thác, soạn thảo, xử lý và trình duyệt văn bản trên mạng, hạn chế việc phô tô văn bản đến. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc từ đây trở thành “Kho dữ liệu động” cho cán bộ, công chức khai thác, tra cứu và xử lý thông tin. 

Hình 2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc

    Do quá trình soạn thảo, xem, duyệt, xử lý văn bản trước khi hoàn chỉnh để in ra trình ký phát hành đều thông qua mạng, không dùng bản thảo bằng giấy đảm bảo nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian đi lại, không làm phát sinh giấy nháp, vì lẽ đó “Văn phòng điện tử” còn được gọi là “Văn phòng không giấy”. Bên cạnh đó, do việc trình ký văn bản qua giao thức mạng không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm trình, nên “Văn phòng điện tử” còn có tên gọi khác là “Văn phòng di động”. Từ khi thực hiện “Văn phòng điện tử” thì điều kiện làm việc của cán bộ, công chức được nâng lên, thông tin được tiếp cận nhiều hơn, nhanh và tiện lợi hơn, chất lượng công việc cao hơn; kinh phí được tiết kiệm đáng kể. Hiện nay, Văn phòng đang triển khai ứng dụng chữ ký số trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, xử lý và lập hồ sơ công việc, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm bớt thời gian và thủ tục hành chính.

   Thứ hai, “Website HĐND tỉnh”: 

Hình 3. Hệ thống Website của HĐND tỉnh

     Website HĐND tỉnh đã được hình thành và đi vào hoạt động ổn định. Nội dung Website HĐND tỉnh gồm có một số đặc trưng riêng so với các website khác như: cơ cấu tổ chức bộ máy HĐND tỉnh các khóa, các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động của HĐND, cẩm nang nghiên cứu phục vụ hoạt động của HĐND, các thông tin về hoạt động định kỳ của Thường trực, các Ban, Văn phòng HĐND các cấp… Đặc biệt, Website của HĐND tỉnh còn chứa rất nhiều thông tin bổ ích và cần thiết cho đại biểu và độc giả như hệ thống các tài liệu liên quan đến kỳ họp HĐND, nghị quyết của tất cả các kỳ họp của HĐND tỉnh các khóa, Chuyên mục trao đổi thông tin với cử tri đăng tải nội dung trả lời ý kiến cử tri của các cơ quan chức năng. Ngoài ra, Website còn có chuyên mục đóng góp ý kiến luật để đăng tải dự thảo các đề án luật nhằm thu thập ý kiến của cử tri phản ánh qua việc đúc kết từ thực tiễn trên địa bàn, qua đó đã thu thập được các ý kiến góp ý rất quý báu, giúp HĐND tỉnh trong quá trình tổng hợp ý kiến của người dân đóng góp cho các dự án luật chuẩn bị được đưa ra thảo luận tại các kỳ họp, qua đó có đóng góp vào việc tăng tính khả thi của luật pháp khi được ban hành.

     Thứ ba, hướng tới xây dựng và vận hành mô hình “HĐND điện tử”:

Hình 4. Hệ thống gửi, nhận và xác thực đại biểu HĐND.

     Trước thực tế mỗi kỳ họp, Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND tỉnh và các sở, ngành liên quan phải in ấn, nhân bản rất nhiều tài liệu phục vụ cho HĐND và đại biểu. Việc phát hành tài liệu bằng giấy như vậy vừa tốn kém kinh phí, công sức của nhân viên, vừa hư hao máy móc, đặc biệt là việc phát hành đến tay người đại biểu, các đơn vị có liên quan thường chậm trễ do thời gian in ấn, sắp xếp và gửi tài liệu qua bưu điện phải qua nhiều nấc trung gian. Vì vậy đại biểu và các đơn vị có ít thời gian để nghiên cứu.

     Để khắc phục tình hình trên, Văn phòng HĐND tỉnh cung cấp thông tin cho đại biểu qua mạng nhanh chóng, tiện lợi giúp đại biểu giúp đại biểu chủ động trong việc lấy tài liệu và nghiên cứu tài liệu, có nhiều thời gian nghiên cứu, qua đó việc đóng góp ý kiến tại kỳ họp đảm bảo sâu sắc hơn, có chất lượng hơn. Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho đại biểu tham khảo phục vụ cho hoạt động của đại biểu thông qua hộp thư điện tử công vụ, đăng tải trên Website của HĐND tỉnh. Việc làm chủ CNTT đã làm thay đổi cơ bản công tác xử lý văn bản, các đại biểu HĐND tỉnh làm việc trong môi trường mạng, vừa nhanh, vừa tiện ích đảm bảo bảo mật, an toàn. Hiệu quả của ứng dụng CNTT trong hoạt động HĐND không chỉ phát huy tại các kỳ họp mà còn phục nhanh chóng, tiện ích trong thời gian giữa hai kỳ họp khi các Ban của HĐND tỉnh, các đại biểu tiến hành giám sát và tiếp xúc cử tri.

     Hiện nay, Văn phòng HĐND tỉnh đang hướng tới mô hình ”HĐND điện tử”, trước hết đó là ứng dụng CNTT vào hệ thống điều hành các kỳ họp của HĐND tỉnh. Tại kỳ họp, đại biểu đọc tài liệu trong máy tính, smartphone, đồng thời theo dõi trình bày qua trình chiếu trên màn hình lớn.  Việc thông tin liên lạc giữa Chủ tọa với bộ phận nghiệp vụ, giữa đại biểu với nhau, với Chủ tọa, tổ thư ký, bộ phận nghiệp vụ đều thông qua phần mềm quả lý điều hành nội bộ. Bộ phận nghiệp vụ cập nhật thông tin kỳ họp lên website theo tiến độ kỳ họp. Các đại biểu HĐND tỉnh biểu quyết trực tuyến bằng cách bấm nút “đồng ý” hoặc “không đồng ý” hoặc bỏ phiếu trắng ngay trên màn hình laptop và màn hình lớn bố trí trong hội trường hoặc đại biểu cũng có thể đăng ký thảo luận, đăng ký chất vấn (các đại biểu không phải giơ tay như trước đây) …

     Hệ thống hỗ trợ điều hành các kỳ họp HĐND tỉnh sẽ đáp ứng được các yêu cầu đặt ra ban đầu và đảm bảo kỳ họp trở thành “Kỳ họp không giấy”, kèm theo đó là hạ tầng mạng và dữ liệu tập trung tất cả các kỳ họp để đại biểu có thể tra cứu thông tin, tài liệu một cách dễ dàng. Hệ thống này là công cụ để phục vụ trong kỳ họp, kết nối, phối hợp thống nhất, toàn diện trong quy trình nghiệp vụ của kỳ họp từ bước cung cấp tài liệu, điểm danh đại biểu đến đăng ký chất vấn, đăng ký thảo luận và biểu quyết thông qua các nghị quyết. Ngoài ra, còn là trung tâm dữ liệu đáp ứng tài liệu các kỳ họp được lưu trữ và đại biểu có thể tra cứu bất cứ khi nào.

Hình 5. Hệ thống  điều hành các kỳ họp của HĐND tỉnh.

     Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND tỉnh cũng hướng tới sự liên thông giữa HĐND tỉnh và HĐND các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn trong tỉnh, để trở thành một hệ thống thông suốt, phục vụ kịp thời các đại biểu dân cử. Mặt khác, Văn phòng HĐND tỉnh luôn luôn đổi mới các phần mềm phục vụ công việc, hướng tới sự tiện dụng và có thể thực hiện trên hệ thống đa phương tiện, liên thông với các hệ thống chính quyền điện tử của tỉnh.

    Tăng cường ứng dụng CNTT góp phần nâng cao chất lượng công tác phục vụ, tham mưu của Văn phòng HĐND tỉnh, hiện đại hóa hoạt động của HĐND tỉnh gắn liền với việc thực hiện chức năng nhiệm vụ chính của cơ quan Văn phòng HĐND tỉnh, nâng cao hiệu quả công việc đảm bảo nhanh chóng, tiện lợi, đạt chất lượng cao, mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, thể hiện được tinh thần đổi mới phương thức làm việc của HĐND tỉnh trong quá trình hiện đại hóa hoạt động HĐND các cấp, thực hiện cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm và tạo phong  cách, diện mạo mới về cách thức xử lý công việc, đáp ứng yêu cầu đổi mới phù hợp hới xu hướng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

 Quách Xuân Hưng