1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định 30 quy định các nội dung của công tác văn thư và quản lý nhà nước về văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Như vậy, so với Nghị định 110, Nghị định 30 đã bổ sung quy định về việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật - là một thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của mỗi cơ quan và dùng để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử.

Về đối tượng áp dụng, khác với Nghị định 110, Nghị định 30 nêu rõ đối tượng áp dụng của Nghị định chỉ là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, trước đây là đối tượng áp dụng của Nghị định 110, theo Nghị định 30, các tổ chức này không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định 30 và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức không mang tính hành chính Nhà nước được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

2. Các loại văn bản hành chính

Nghị định 30 cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này, Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.

4. Về soạn thảo văn bản

Trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản Nghị định 30 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

5. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Quy định này khác quy định tại Nghị định 110, theo đó, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thuộc về Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác.

6. Ký ban hành văn bản

Nghị định 30 đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể:

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng trong “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng

Phải ghi là: KT. GIÁM ĐỐC
                 PHÓ GIÁM ĐỐC

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Nghị định 110 quy định đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký; việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Như vậy, văn bản hành chính của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể vừa có văn bản ký theo thẩm quyền chung (TM) vừa có văn bản ký theo thẩm quyền riêng (không có TM), dẫn đến không thống nhất và khó xác định thẩm quyền ký. Nay, Nghị định 30 chỉ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách”. Theo quy định này thì tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

Về ký thừa lệnh: Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.

Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặ chẽ hơn.

Trước đây Nghị định 110 chỉ quy địn khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…

7. Sử dụng con dấu

Nghị định 30 cơ bản kế thừa Nghị định 110 về sử dụng con dấu, cụ thể:

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

Đối với văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định): Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo.

8. Về viết hoa trong văn bản hành chính

Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư 01), theo đó hướng dẫn 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.
Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:

Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

9. Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính

Thông tư 01 hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định 30 quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

10. Đính chính văn bản đi

Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Trước đây, Nghị định 09 chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

10. Thu hồi văn bản

Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

11. Tên cơ quan ban hành văn bản

Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, so với hướng dẫn của Thông tư 01, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.

13. Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định)

Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư 01 hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu ‘chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

Với một số điểm nổi bật như trên, Nghị định 30 sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Trần Thị Thu